Papirplaner og Excel-ark er fortid. Med en brancheløsning til rengøring får du ét digitalt system, der samler planlægning, kvalitetssikring og kommunikation – og forvandler data til forretningsværdi.
Af Brian Mogensen, direktør i
Pancomp Danmark Aps
Excel og whiteboard kan mange ting, men du går glip af nogle fordele. Med digital rengøring får du ét system, designet til branchen, som alle har tilgang til uanset hvor de befinder sig. Rengøringsorganisationer er forskellige. Både med hensyn til services og interne procedurer. Alle vil dog kunne opleve:
- Forenklet administration.
- Kvalitetssikring og tilfredse kunder.
- Overblik over opgaver og ressourcer.
- Dokumenteret tilstedeværelse og tidsregistrering.
- Sikkerhed for korrekt fakturering og beregning af løn. • Effektiv kommunikation mellem kontoret og medarbejderne i marken.
Forretningskritiske data
Opgavestyring med hvem, der skal lave hvad og hvor er en del af en brancheløsning til rengøring. Men det er ikke alt:
Det er en løsning som leverer data, der er forretningskritiske. Registreringer foretaget af de mobile medarbejder er information, som anvendes til at sikre kvaliteten, kunden får de aftalte services og at driften er optimal:
- Opfølgning på planer: Planlagt tid / faktisk tid på opgaven.
- Assistentens opgaver i forhold til de daglige normtimer.
- Rapportering af afvigelser: F.eks. at stedet ikke er rengøringsparat.
Timer og ressourcer
Er der anvendt for lidt eller for mange timer på opgaverne? Rengøringslederen ser dette, og kan reagere på eventuelle afvigelser. Overblik og hurtig reaktion ved afvigelser er med til at sikre og øge kundetilfredsheden. Ved sygdom, nye opgaver og kundens ændringer skal den daglige plan justeres. Der er registreret normtimer for medarbejderne for hver enkel ugedag. Det er derfor let at disponere opgaverne ud fra medarbejderens ledige tid og kompetencer. Ændrede planer vises straks i medarbejderens App, og kan suppleres med SMS sendt direkte fra rengøringsplanen med en beskrivelse. Medarbejderen svarer på SMS og svaret gemmes i løsningen. Denne to-vejs SMS kommunikation er ganske unik.
Nye opgaver oprettes med foruddefinerede instrukser, der fungerer som skabeloner. Dette sikrer en konsistent jobbeskrivelse og en struktureret oversigt i Appen.
GPS – myter og fakta
Assistenten er en vigtig dataleverandør. Med Appen registreres tilstedeværelse og tidsforbrug. Det kan være med NFC tags, QR koder eller manuelt, hvor GPS positionen automatisk registreres. Et ofte diskuteret emne i branchen, er anvendelse af GPS. Men GPS funktionen er ikke sporing af medarbejderen, det er dokumentation. GPS positionen gemmes kun, når der foretages en registrering. Det kan være ved tjek ind hos kunden, afsendelse af en rapport eller registrering af en maskine. Skeptikere påpeger, at der ikke altid er GPS dækning. Dette er korrekt, men det fungerer alligevel. Jeg har lavet en test af dette:
Med slukket App kørte jeg ned i nederste P-kælder i Rødovre Center. Derefter åbnede jeg Appen og foretog en registrering med billede (hvilket man altid kan i Appen). Positionen blev registreret og placeringen blev vist i kortoversigten: Parkering Rødovre Center. Ikke med en meters nøjagtighed, men fuldt ud tilstrækkeligt. Fordelen ved GPS registrering er at medarbejderen kan rapportere afvigelser, fejl og mangler samt observationer uden at være logget ind hos kunden. Det er også GPS funktionen, der gør anvendelse af QR koder ligeså sikkert som NFC tags. QR koder udskrives direkte fra løsningen (med dit eget logo) og placeres hos kunden, maskiner, udstyr, køretøjer. Du kan dermed se hvem, der har anvendt enheden og hvor den er blevet registreret.
Korrekte data. Altid
Assistenten er også leverandør af rapporteringer til kontoret. Dette foregår meget enkelt i Appen, hvor medarbejderne altid, hvor om helst, kan rapportere observationer: Fejl og mangler, afvigelser og så videre. Det kan være ”ikke ryddet” ledsaget af fotodokumentation. Dette stjæler tid fra assistenten og er god dokumentation i dialog med kunden.
Appen er nem at anvende. Uanset om der er mobildækning eller ikke. Uanset om der er NFC tag eller ikke. Assistenten forstyrres ikke af manglende mobildækning, men bruger Appen helt normalt. Data sendes automatisk, når der igen er dækning.
Der er ikke monteret NFC tags hos alle kunder og alle lokaliteter. Det kan være ved engangskunder eller steder med praktiske udfordringer. Ved manglende NFC logger assistenten ind manuelt. GPS sørger for dokumenteret tilstedeværelse og tidsregistrering.
Dedikeret løsning
– eller en sammenbygget Hybridløsning
Et klassisk dilemma: Skal man vælge en hybridløsning, der et stykke hen ad vejen også er et økonomisystem. Eller skal man vælge et dedikeret driftssystem, der fokuserer på driften og automatisk overfører datagrundlaget til de relevante systemer. Svaret er et dedikeret planlægnings- og driftssystem, hvor der skelnes mellem mobil del, den administrative del (planlægning og drift) og øvrige systemer.
- Appen afleverer data løbende, og tilstedeværelse og tidsforbrug dokumenteres.
- Kundepriser håndteres af økonomisystemet. Det er det økonomisystemer er til for. Derved kan faste abonnementsaftaler faktureres automatisk.
- Kun engangsopgaver og ad hoc opgaver godkendes til fakturering, hvilket forenkler faktureringsjobbet. Overførsel af data til økonomisystem sker online og helt automatisk.
- Timer på de enkelte lønarter (inklusive tillæg) beregnes i løsningen og overføres til dit foretrukne lønsystem. Timesatserne hører derfor hjemme i lønsystemet. Resultatet er et robust og fleksibelt set up, hvor hvert system gør det, de er bedst til.
