Når udbud alene afgøres på laveste pris, risikerer det at blive et ræs mod bunden, hvor kvalitet, arbejdsvilkår og bæredygtighed presses. Derfor kommer DI Service og SBA med en række anbefalinger til de offentlige rengøringsudbud.
Jakob Scharff, Signe Sarka Brunstedt og Jacob Nibe præsenterer Bedre Offentlige Rengøringsudbud.
Af Torben Elsig-Pedersen, torben@rentidanmark.dk
Mange offentlige udbud kører af sporet, fordi der er et ensidigt fokus på laveste pris. På kort sigt sparer det offentlige penge, men oplever nogle gange, at kvaliteten ikke lever op til det forventede. Det skal der nu laves om på med redskaber til ”Bedre Offentlige Rengøringsudbud”, som DI Service og Servicebranchens Arbejdsgiverforening (SBA) har udarbejdet.
»Baggrunden er et opråb fra en rengøringsbranche, der oplever usund konkurrence på medarbejdernes løn- og arbejdsvilkår. Vi har en klar fornemmelse af, at de offentlige udbydere gerne vil gøre det rigtige og lave gode rengøringsudbud. Men de oplever også, at udbuddene nogle gange kører i hegnet. Så står de tilbage med de forkerte samarbejdspartnere, dårlige historier i pressen, fordi der ikke gøres ordentligt rent, og medarbejdere, der ikke får den rigtige løn,« siger Jakob Scharff, branchedirektør i DI Service.
Der står mange fine ord i regioners og kommuners udbudspolitikker. Men udbudskonsulenterne er ikke nødvendigvis eksperter i rengøringsopgaver, og derfor er der brug for klare modeller for, hvordan det gode rengøringsudbud designes og gennemføres.
Vi vil flytte fokus fra laveste pris til de laveste samlede omkostninger og mest værdi for pengene over hele kontraktperioden.
Det er netop formålet med DI’s udspil ”Bedre Offentlige Rengøringsudbud”, hvor der peges på 14 pejlemærker og anvises skabeloner til både udbud og vurdering af tilbud. Materialet er udarbejdet efter en længere dialog med både rengøringsbranchen og offentlige myndigheder.
Signe Sarka Brunstedt, projektleder på udspillet, siger, at målet er at skabe udbud med mere kvalitet, ordnede forhold og fair konkurrence.
Kort sagt skal det være udbud, der fungerer i virkeligheden og holder i længden.
»I dag ser vi ofte et ræs mod bunden. Mange steder er det stadig dem med laveste pris, der vinder. Det risikerer at lægge et pres på medarbejdernes løn og arbejdsvilkår, fordi nogle virksomheder er omfattet af en gul overenskomst eller måske slet ikke har overenskomst. Vi lægger op til, at man fremover vurderes ud fra, om tilbudsprisen kan stå mål med vilkårene i den mest repræsentative overenskomst på området,« siger Signe Sarka Brunstedt.
I dag er det ofte for nemt blot at skrive, at man overholder arbejdsklausuler, uden at det nødvendigvis har hold i virkeligheden. DI Service og SBA anbefaler derfor, at den mest repræsentative overenskomst bruges som reference både i udbudsprocessen og ved kontrol med efterlevelse af arbejdsklausulen.
»Det offentlige har pligt til at undersøge, om tilbud fremstår unormalt lave, herunder om det skyldes manglende overholdelse af sociale eller arbejdsretlige forpligtelser. Vi anerkender fuldt ud, at der ikke kan stilles krav om en bestemt overenskomst. Men ved at formulere, at tilbudsgivere skal matche den mest repræsentative overenskomst, er man som ordregiver også forpligtet til at sikre, at de medarbejdere, der arbejder på kontrakten får løn- og arbejdsvilkår på niveau med den mest repræsentative overenskomst på området. Inden for klassisk rengøring aflønnes 69,26% efter Serviceoverenskomsten indgået mellem Dansk Industri og 3F. Dertil kommer Serviceoverenskomsten, hvis indhold er det samme, indgået mellem Dansk Erhverv og 3F. Med en så klar og tydelige repræsentativitet, bør det være de overenskomster, tilbudspriserne skal kunne stå mål med,« siger Signe Sarka Brunstedt.
Dialog med det offentlige
Jacob Nibe, CEO for Danren Bogdol A/S, leder af DI Services udbudspanel og vicebestyrelsesleder i SBA, oplever en vilje til forandring hos de offentlige udbydere.
»Vi er allerede i dialog med mange offentlige udbydere. De ønsker også bedre kvalitet og vil for alt i verden undgå et ræs mod bunden. Men det er klart, at vi nu også skal i dialog med politikerne i kommuner, regioner og staten, så der kan lægges nye rammer for de offentlige udbud.«
Han anerkender samtidig, at det offentlige ofte har en forpligtelse til at købe billigt ind.
»Men vi udfordrer, hvad der egentlig er billigst. Er det altid at vælge det billigste tilbud her og nu, eller er det at se på de samlede både direkte og indirekte omkostninger over hele kontraktperioden?«
Jacob Nibe peger på, at mange glemmer at se på de ressourcer, der bindes i udbud med mange klager, lav brugertilfredshed, højt sygefravær pga. lav hygiejnestandard og kontrakter, der må ophæves på grund af manglende kvalitet.
Mange steder er det stadig dem med laveste pris, der vinder, og det risikerer at presse medarbejdernes løn og arbejdsvilkår.
»Vi vil gerne flytte fokus fra laveste pris til mest værdi for pengene.«
Signe Sarka Brunstedt supplerer:
»Det har store omkostninger for det offentlige at vælge en forkert leverandør. Problemet er, at man ofte først opdager det, når det er for sent. Det ved indkøberne godt. Derfor oplever vi også stor åbenhed for dialog.«
DI Service og SBA på roadshow
I de kommende år vil DI Service og SBA derfor tage på et Tour de Danmark for at mødes med offentlige indkøbere og politikere. Her vil organisationen præsentere redskaberne til ”Bedre Offentlige Rengøringsudbud”. I den forbindelse stiller man sig også til rådighed med konkret rådgivning, når den næste rengøringsopgave skal sendes i udbud.
»Vi bygger arbejdet på markedsanalyser, så vi kan komme i dialog med de offentlige indkøbere et par år før et område skal i udbud. En udbudsproces er lang og starter tidligt, så vi skal også med allerede i opstartsfasen, hvis grundlaget for rengøringsudbuddene skal ændres – også på det politiske niveau,« siger Signe Sarka Brunstedt.
Dialog er netop et centralt element i udspillet. Der lægges op til mere markedsdialog mellem offentlige udbydere og rengøringsvirksomheder.
»Det er en kraftig anbefaling, at det offentlige går i markedsdialog inden udformningen af udbuddet. Kun på den måde kan ordregiver sætte rammerne for, hvad man ønsker at opnå – og samtidig formulere det, så markedet faktisk kan levere på det,« siger Jacob Nibe.
Stil flere krav til virksomhederne
I sidste ende handler det om at udforme udbud, som også er attraktive for rengøringsvirksomhederne. I dag ser man udbud, hvor kun få virksomheder byder, fordi vilkårene ikke er afstemt med branchen.
I den situation risikerer det offentlige hverken at få den bedste kvalitet eller den rigtige pris.
»Det handler om at gøre markedet attraktivt for branchens leverandører, så de også vil byde på opgaverne,« siger Signe Sarka Brunstedt.
En del af arbejdet handler også om at sikre, at de rette leverandører byder. DI Service og SBA anbefaler derfor at ”sætte barren højt for, hvem der kan byde”.
Jacob Nibe står selv i spidsen for en større rengøringsvirksomhed, men bakker alligevel op om skrappere krav til rengøringsvirksomhederne.
»Det er helt fair at stille krav til leverandører up front,« siger han.
Ny model for forholdet mellem pris og kvalitet
Der har længe været kritik af kriterierne i offentlige udbud, hvor laveste pris ofte afgør, hvem der vinder opgaverne.
I ”Bedre Offentlige Rengøringsudbud” præsenteres derfor nye tildelingsmodeller, hvor kvalitet får større betydning end laveste pris alene.
Konkret anbefaler DI Service og SBA, at kvalitet minimum vægter mellem 65 og 80 procent i tildelingen. Samtidig introduceres et evalueringsværktøj, hvor pointskalaen tager udgangspunkt i en medianpris frem for laveste pris, og hvor der ligesom for prisen sker en relativ vurdering af kvaliteten, så de kvalitative kriterier ikke blot får betydning på papiret, men også i praksis. Dermed bliver vurderingen mere balanceret mellem pris og kvalitet, end vi ser det mange steder i dag.
»De nye evalueringsmodeller adskiller sig markant fra det, man kender i dag. Hidtil har laveste pris typisk fået maksimum point, mens bedste kvalitet sjældent har fået topkarakter, fordi noget altid kan forbedres. På den måde bliver kvalitet sjældent belønnet tilstrækkeligt i praksis. Det laver vi nu om på, så pris og kvalitet spiller en mere ligeværdig rolle,« siger Jacob Nibe.
