En leverandør skal stå for al rengøring i staten

Staten sender facility managementopgaver i stort fælles udbud

Bygningsstyrelsen har offentliggjort det første udbudsmateriale for den fællesstatslige facility management-løsning. Det betyder, at fx affaldshåndtering, intern service og rengøring fremover bliver løst af den samme leverandør på alle statslige institutioner. Aftalen forventes sat i drift den 1. oktober 2019.

Udbuddet er en vigtig milepæl for at skabe en mere enkel og effektiv offentlig sektor og følger af, at Regeringen i foråret 2017 besluttede at etablere en fællesstatslig facility management-løsning i regi af Bygningsstyrelsen. Bygningsstyrelsens får derved til opgave at udbyde, indkøbe og styre facility management i staten, men det bliver en privat leverandør, der skal levere ydelserne.

Bygningsstyrelsen er ansvarlig for udbuddet og den efterfølgende kontraktstyring. Direktør i Bygningsstyrelsen Rasmus Brandt Lassen udtaler:

“Bygningsstyrelsen kan fremover levere bygninger, vedligehold og serviceydelser i en samlet pakke. Vores lejere får ro til at koncentrere sig om deres kerneopgave, og leverandøren får friere rammer til at gøre arbejdsgangene smartere.”

Udbuddet omfatter en række facility managementydelser, herunder indvendig vedligehold, pleje af udearealer, sikkerhed, rengøring, kantine, affald og intern service, som samles hos én leverandør. Med statens facility management frigøres institutionerne for opgaver som indkøb og styring af serviceydelser, og kan i højere grad fokusere på kerneopgaverne.

Der er et kæmpe potentiale i at samle de forskellige ydelser hos en leverandør, mener Rasmus Brandt Lassen, direktør i Bygningsstyrelsen.

Direktør Rasmus Brandt Lassen siger:

“Der er et kæmpe potentiale i at samle de forskellige ydelser hos en leverandør, fremfor at man skal have forskellige leverandører for hver ydelse og hver adresse. Eksempelvis kan rengøringsmedarbejderen i forbindelse med det daglige arbejde foretage fejlmeldinger af lyskilder, fylde op med kopipapir og tage intern post med rundt. I stedet for at de forskellige opgaver skal løses af flere forskellige medarbejdere fra forskellige leverandører. Når man samler opgaverne på tværs af institutioner, er der også besparelser at hente fx ved, at leverandøren kan tilrettelægge kørsler efter ejendomme, der ligger i nærhed af hinanden.”

Statens facility management omfatter alle ministerier og de tilhørende institutioner med undtagelse af Forsvaret, politiet, Kriminalforsorgen og Anklagemyndigheden, der allerede er omfattet af egne integrerede facility managementløsninger.

Statens facility management udrulles i tre bølger, og efter den første bølge foretages der i foråret 2019 en evaluering af konkurrencesituationen. På baggrund af evalueringen besluttes eventuelle justeringer af de efterfølgende to bølger. 2. og 3. bølge planlægges idriftsat henholdsvis i 2021 og 2023. De tre bølger har i dag en samlet volumen på omkring 1,1 mia. kr. årligt.

Statens facility management bygger videre på erfaringerne fra Forsvaret og politiet, som indenfor de senere år har etableret lignende løsninger. Bygningsstyrelsen har i udarbejdelsen af udbudsmaterialet haft tæt dialog med de berørte institutioner og branchen. Institutionerne har bl.a. bidraget med data og information om nuværende leverancer, mens der er af to omgange er blevet afholdt markedsdialog med aktører fra branchen. Den åbne proces har haft til formål at skabe overensstemmelse mellem kundernes behov og markedet, så udbuddet både er interessant og realiserbart.