Ejerne bag det nye konsulenthus Capacity Consulting Group kender hverdagens udfordringer i rengøringsbranchen og kan derfor hjælpe med løsninger, der passer til det konkrete behov. Uden dyre omveje
Tekst: Torben Elsig-Pedersen, torben@rentidanmark.dk
Mange rengøringsledere kender udfordringen. Telefonen ringer tidligt om morgen. Det er en sygemelding. Herefter starter opgaven med at finde en afløser og få registeret fraværet rigtigt i it-systemerne. Men hvis ikke systemerne spiller godt sammen, sker der også nemt fejl. Er fraværet registreret, er procedurerne på plads i forhold til, hvem der så gør rent hos kunden den dag… og hvad med registrering sygdom, løn og så videre.
»Det nytter ikke have fine it-systemer, hvis ikke de er nemme at bruge og hvis de ikke passer godt til den pågældende virksomhed. Alle procedurer skal være i orden, for ellers opstår fejl og irritationsmomenter. Og det har man nok ikke lige brug for klokken syv om morgenen, siger Bjørn Johannesen, der står bag Capacity Consulting Group sammen med Myanne Olesen.
Det nye konsulenthus tilbyder ikke selv it-løsninger, men har et indgående kendskab både til rengøringsbranchen og til de mange forskellige it-systemer, som kan være relevante
Undgå forkerte beslutninger
»Vi rådgiver i valg og brug af systemerne, og jeg tror, vi har fundet et hul i markedet. For ofte vælger virksomheder systemer lidt i blinde og fordi man måske har hørt godt om et system. Men ofte glemmer man at få afdækket sine egne behov og udfordringer godt nok. Derfor kan man stå tilbage med en investering, der ikke helt opfylder behovet. Der kan vi hjælpe, fordi vi ikke selv udbyder et bestemt system, men kan give den uvildige rådgivning, siger Bjørn Johannesen.
Men det rigtige valg af systemer er ikke hele udfordringen. For alt for ofte glemmer virksomheder at valg af forskellige it-systemer påvirker hele organisationen. Når der så er gået noget tid finder man ud af, at det er svært at implementere i alle led, og nogle gange finder man ud af, at det faktisk var en forkert investering.
»Hvis man ikke allerede i de indledende faser kommer i dybden og får afstemt forventninger til nye systemer, så risikerer man at købe på baggrund af anbefalinger eller en god salgstale. Det er min erfaring, at mange i rengøringsbranchen nok er dygtige til at indkøbe rengøringsprodukter og –udstyr, men måske ikke er lige så kyndige indkøbere, når det gælder it-løsninger. Derfor kan de spare mange ærgrelser ved at få noget rådgivning i den indledende fase, siger Bjørn Johannesen.
Desuden skal virksomhederne tænke i uddannelse i systemerne, så det både fungerer for rengøringsledere, -assistenter, det administrative personale og ledelsen.
Serverer valgmuligheder
Når Capacity Consulting Group går ind i en opgave, begynder det med at afdække behov og udfordringer. Bjørn Johannesen kender gennem mange år i branchen de forskellige leverandører af systemer og systemernes forskellige styrker og svagheder.
»Men vi lader det være op til rengøringsvirksomheden selv at vælge produktet i sidste ende. Vi lægger frem, at der for eksempel er to virksomheder, som kan levere et system, der matcher behovet. Men beslutningen holder vi os ude af, fordi vi gerne vil være helt uafhængige af leverandørerne, fortæller Bjørn Johannesen.
Ofte er man fokuseret på det problem man står i
nu og her. Men vi kigger bagom, hvad er egentlig
problemet og behovet. Så vi får løst det rigtige
behov.
Bjørn Johannesen
Få alle med
Capacity Consulting Group har i medejer Myanne Olesen også mangeårige kompetencer i ledelse og organisationsudvikling. Derfor kan virksomheden ligeledes hjælpe med implementeringen, således at alle i organisationen tager de nye arbejdsmetoder og -systemer til sig. For det nytter ikke meget at investere i store it-systemer, hvis der fortsat er afdelinger eller medarbejdere, som fortsætter i deres gamle systemer og arbejdsgange.
Den organisatoriske implementering kan handle om alt lige fra at ændre vaner til fælles standarder for, hvordan man håndterer fravær, sygdom og hvordan man håndterer henvendelser fra kunderne.
»Vi oplever nogle gange, at en virksomhed har investeret i et fint system, men at nogle medarbejdere bliver ved med at bruge whiteboard og papirlapper. Hvis man vil have effektiviteten med, skal alle medarbejdere med og give slip på de gamle vaner, for ellers ender det i dobbeltarbejde. Nogle skal sige, at nu arbejder vi alle på en ny måde, lyder det fra Bjørn Johannesen.
Sund fornuft
Mange glemmer at få det hele med, når de bestiller et nyt it-system. Foruden planlægning af rengøringsarbejdet, kan der være store besparelser i samtidig at få automatiseret beregning af løndele som overtid og tillæg, refusioner fra kommunen med mere. Men har man fra start valgt et forkert system, kan det vise sig enten at være umuligt eller dyrt at tilkøbe disse funktioner. Desuden kan det være, at man gerne vil have rengøringsassistenterne til registrere, hvis noget er gået i stykker, hvor de gør rent. F.eks. et toilet der løber eller en flise der er gået løs. Nogle systemer har funktionen, men ikke alle.
Fakta: Faldgruber ved nye it-systemer
- Manglende forankring i ledelsen
- Ikke afsat tilstrækkeligt med ressourcer.
- Manglende uddannelse
- Modstand mod forandring
- Manglende information og involvering af persongrupper
- Manglende vilje til at anvende en fælles standardisereret arbejdsmetodik
- Kan ikke give slip på gamle vaner: Whiteboard, Excel, gule sedler, SMS
- Vanskeligt at se ROI. Driftsløsningen giver en dokumentationskvalitet og overblik man ikke havde tidligere, hvilket kan være vanskeligt at vurdere
- Manglende totaloverblik giver dobbelt registrering og dårlig sammenhæng
- Tænker kortsigtet og løber hurtigt ind i problemer. Vokser ud af løsningen
- Manglende forståelse for at ”mit ekstraarbejde” gavner øvrige dele af organisationen
- Nuværende arbejdsgange er ikke koordineret, for mange personlige ”enkeltmandssystemer
Kilde: Capacity Consulting Group