IT-systemer til rengøring er Match Making

En it-løsning til planlægning, drift og kvalitetssikring berører alle medarbejdergrupper i større eller mindre grad. Alle har en mening om, hvad der er vigtigt, så medarbejderes og ledelsens krav skal holdes op i mod IT-løsningens muligheder. Kodeordet er Match Making

Tekst: Bjørn Johannesen, Capacity Consulting Group

Den vigtigste medarbejdergruppe i rengøringsvirksomheden er assistenterne, og det er også dem, der bidrager mest med input til it-systemerne.
Det er registrering af tilstedeværelse, tidsforbrug, status på opgave, afvigelser og så videre. Assistenterne bidrager med nyttig information, som alle andre end dem selv kan udnytte. Tidsregistrering kan opfattes som overvågning og digital rengøring kan opleves som besværligt. ”Hvad får jeg ud af det?”.
Denne modstand kan opblødes ved at prioritere områder, som tilgodeser assistenterne. Det kan f.eks. være en mulighed for at ansøge om ferie/fri og se løn på mobilen, arbejdsplaner og så videre.
Områder, der kan give assistenterne fordele ved at benytte it-systemerne. Kig efter IT-løsninger som har funktioner til dette. Hvis assistenterne ikke køber ideen, vil implementeringen være en udfordring.

Påvirker hele organisationen
Der kan være flere årsager til, at man kigger på ny it-løsning. Det kan være ønsker om bedre overblik, forenklet administration, øget kundetilfredshed. Dette er en proces, som Involverer alle medarbejdergrupper: Ledelse, planlæggere, assistenter, inspektører, HR, økonomi, indkøb, kunder.
I det daglige er det primært rengøringslederne og assistenterne, der er er aktive i løsningen. Øvrige medarbejdergrupper nyder godt af realtids information, som ikke tidligere var tilgængelig: Overblik for ledelsen, styr på fravær og afløsere for rengøringsleder, regnskab får løbende faktureringsgrundlag og HR har korrekt løngrundlag, inspektører har værktøjer til at sikre kvalitetsniveauet, kundehenvendelser og afvigelser bliver håndteret og så videre.

Den perfekte IT-løsning finder du ikke
Der er forskel på rengøringsorganisationer, og der er forskel på it-systemer. En standardløsning kan ikke tilgodese alle, selv om nogle systemer har en stor grad af tilpasningsmuligheder. Du finder ikke det perfekte system, uanset hvor meget du leder. Kunsten er at finde den leverandør, som kan løse dine vigtigste problemer og som kan være din partner i tiden fremover.

Rengøring er mange ting
For at illustrere udfordringen med at finde løsningen, har jeg listet nogle typiske egenskaber hos rengøringsorganisationer og områder, hvor it-systemerne har deres stærke sider.

Rengøringsorganisationen kan have disse egenskaber – og sikkert mange flere:
• Intern eller ekstern rengøring.
• Kommunal eller privat organisation.
• Interne eller eksterne afløsere.
• Krav om tidsregistrering.
• Faste kunder / engangskunder.
• Abonnementskunder / ad hoc opgaver.
• Behovsstyret rengøring.
• Kvalitetskontroller.
• Private / offentlige kunder.
• Vinduespolering, måtteservice, håndværkerrengøring, flyttelejligheder, frugtordning.
• Graffiti.
• Facility services / help desk.

IT-systemer har hver deres stærke sider
Leverandører af it-systemer er fokuseret på en eller flere af disse områder – blandt andet:
• Rengøringsplaner.
• Lokaleplaner.
• Ordrer med faste opgaver.
• Operativ styring.
• Ad hoc opgaver.
• Tidsregistrering.
• Geotagging.
• NFC / RFID teknologi.
• Kvalitetskontroller.
• INSTA.
• Digitale skemaer.
• Sensorer (IoT).
• Lønberegning.
• Kundeportal.
• Help Desk / Rapportering af
fejl og mangler.

Match Making
Kunsten er at få krav fra rengøringsorganisationen og leverandørens muligheder til at gå op i en højere enhed. Følgende aktiviteter kan være værktøj til dette:
• Strategi: Plan for retning og hvordan den implementeres.
• Nuværende situation: Prioritering af problemområder for forskellige persongrupper.
• Krav til it-Løsning.
• Valg af leverandør og gennemførelse af pilotprojekt.
• Implementering, forandringsproces med uddannelse og procedurer: Hvem, Hvad, Hvornår, Hvorfor, Hvordan.

Implementering er en total forandringsproces, som forudsætter et klart billede af succesfaktorer, problemområder og procedurer. At vælge det forkerte system – eller slet ikke at digitalisere – får konsekvenser. Forarbejdet, som her skitseret, kan være en god investering.

Bjørn Johannesen indgår i team Capacity CLEAN hos Capacity Consulting Group og hjælper rengøringsorganisationer og leverandører af it-systemer til en succesfuld implementering.