For 46 procent af servicevirksomhederne i Danmark er mangel på arbejdskraft en barriere for vækst. Men er der noget man som virksomhed kan gøre? Eller må man bare sætte sig ned og vente på, at arbejdsløsheden igen stiger?
Tekst: Maria Vedsegaard Veha,
Uddannelsesleder, Facility Services på TEC (Technical Education Copenhagen)
Kender du det: Din virksomhed har en ledig stilling, men det kan være rigtig svært at rekruttere den helt rigtige medarbejder? Når I så endelig føler I har fundet den helt rigtige: Medarbejderen starter og er hos jer i 3 måneder. Du har brugt tid på oplæring, og så er han/hun allerede ude af døren igen. Så står I der – uden en medarbejder igen og har både brugt tid og penge på at oplære en medarbejder I kun havde i meget kort tid. Og som slet ikke nåede at skabe nogen form for værdi hos jer.
Hvis du kan nikke genkendende til ovenstående er du ikke den eneste. Arbejdsløsheden er pt. på 2,8%. Selvom den har været stigende, ligger den stadig på et meget lavt niveau. Det gør rekrutteringen særlig vanskelig. Tal fra en rapport som Dansk Erhverv har lavet i 2022 viser, at den største årsag til manglende mulighed for vækst i danske servicevirksomheder er manglende arbejdskraft. Man hører endda om servicevirksomheder, som må lukke ned – ikke fordi de mangler opgaver, men fordi de ikke har medarbejdere til at løse dem.
Men har du tænkt på, hvad jeres virksomhed kan gøre for bedre at rekruttere og fastholde nye medarbejdere?
Hvad motiverer nye medarbejdere?
Der kan være forskellige parametre man kan skrue på som arbejdsgiver for at skabe motivation hos sine medarbejdere: Arbejdstid, løn, fri bil, uddannelses- og karrieremuligheder, personalegoder mm. Disse parametre kan helt sikkert have betydning for motivationen. Dog skabes den største motivation, hvis medarbejderen finder sit arbejde meningsfuldt. Herudover har psykologisk tryghed også stor indflydelse på medarbejderens performance. Og det er her I som virksomhed kan gøre en ret stor forskel allerede fra dag ét af, ved at indtænke onboarding som en del af jeres fastholdelsesstrategi. Og nu skriver jeg fastholdelsesstrategi. Har jeres virksomhed sådan en? Og hvis ikke, har jeres virksomhed så råd til ikke at have en? Nu tænker jeg ikke kun på de ressourcer I bruger på selve oplæringen, men også de konsekvenser det kan have for en kontrakt, hvis onboardingen har været mangelfuld og der derfor leveres en dårlig kvalitet og i værste tilfælde – ødelagte overflader hos kunden.
Fremtidens fastholdelsesstrategi
Til dagligt arbejder jeg som leder på erhvervsskolen TEC, og her har vi en decideret fastholdelsesstrategi for at fastholde vores elever gennem hele deres uddannelsesforløb. Nogen kalder det også en gennemførelsesstrategi, da det at fastholde kan klinge negativt, men ideen er den samme: Vi vil gerne have eleverne til at blive på vores skole og gennemføre deres uddannelse. Virksomheder, vil gerne have deres medarbejdere til at blive og passe deres arbejde. Når man taler fastholdelsesstrategier i virksomheder, er man også begyndt at kalde det attraktive bytteforhold i stedet for fastholdelse. Attraktive bytteforhold handler bl.a. om at føle man ”hører til” i virksomheden og man får noget ganske særligt ud af at være en del af netop den virksomhed man er ansat hos. Dertil skal der være muligheder for udvikling og en tydelig karrierevej, da de færreste i dag ønsker at være fastholdt, men vil kunne se muligheder i stedet.
Maria Veha, artiklens forfatter.
LÆS OGSÅ: Se vores faglige panel
Nu kan det så være du tænker, at den målgruppe du har ansat, der betyder udvikling og tydelig karrierevej ikke det store. Men det er dér mange virksomheder tager fejl og derfor har en høj medarbejderomsætning. Vi kan nemlig se på vores skole og blandt vores elever, at fx uddannelse og udviklingsmuligheder virkelig betyder noget og er med til at motivere dem, når de først kommer i gang. Der kan sagtens være noget modstand til en start som oftest skyldes usikkerhed, men så efter et par uger, så blomstrer de og så kan de slet ikke få nok. Derfor er en fastholdelsesstrategi særlig vigtig at have fokus på i disse tider, hvor arbejdskraft er en mangelvare. Onboarding kan derfor være en meget vigtig og afgørende del af en fastholdelsesstrategi.
Hvad er onboarding?
Onboarding handler i høj grad om følelser, forventninger, ønsker og drømme – både for den nye medarbejder og for virksomheden. I selve onboardingfasen dannes den nye medarbejders indtryk af virksomheden, opgaver og ansvar defineres. Den strategiske træning og læring igangsættes, så de nødvendige færdigheder og adfærd tilegnes. Der etableres kendskab til virksomhedens værdier og kultur og der forsøges at skabes en motivation ved at skabe en ”vi-følelse” og en følelse af at ”være en af os”.
Man skal heller ikke være bange for hurtigt – inden for de første 3 måneder, at definere klare mål for den nye medarbejder. Dette kan være med til at afstemme forventninger, skabe motivation og være en målestok for, hvor langt medarbejderen er i oplæringsprocessen. Det er dog vigtigt at målene er realistiske, realiserbare og måske er der nogle delmål på vejen, så den nye medarbejder oplever de første succeser nemt og derved opretholder en løbende motivation.
Hvilken forskel gør en god onboarding?
Studier viser, at en god onboarding øger trivslen og at nye medarbejdere er 58% mere tilbøjelige til at blive i virksomheden i mere end tre år, hvis de har haft et struktureret onboardingsforløb. En god onboarding er også afgørende for, hvornår den nye medarbejder kan begynde at skabe værdi for virksomheden. Faktisk kan den rette onboarding mindske tiden indtil medarbejderen skaber værdi med hele 60%.
Studier viser også, at 25% forlader deres job efter det første år og 22% inden de første 45 arbejdsdage. Dette tal er muligvis højere i rengøringsbranchen og mange virksomheder kæmper med høj medarbejderomsætning. Det er ikke ualmindeligt, at have en medarbejderomsætning på 40-50%. Det har både konsekvenser for bundlinjen, men også for kundetilfredsheden, som jo i sidste ende kan have indflydelse på kontrakten og virksomhedens omdømme. Det kan også have konsekvenser for de tilbageværende medarbejdere, der konstant belastes med nye medarbejdere der skal læres op, og hvor de må løbe stærkere indtil den nye kan bidrage til den fælles opgaveløsning. Præcis derfor er det vigtigt, at have fokus på onboarding som en del af virksomhedens strategi og kvalitetssikring
Onboarding – hvor lang tid tager det?
Virksomheder bruger ofte rigtig meget tid og ressourcer på selve rekrutteringsprocessen, men burde bruge mindst ligeså mange ressourcer på onboardingen – gerne endnu mere. Virksomheder burde spørge sig selv om, hvilke overvejelser de gør sig ift., hvad der skal til for at en ny medarbejder føler sig godt onboardet og hvad der skal til for, at den nye medarbejder føler sig motiveret til at blive i virksomheden – også efter de 3 første måneder, så de ikke løber skrigende bort eller du ikke føler de lever op til forventningerne. Det er nemlig også vigtigt at have en plan for den nye medarbejder efter de første 3 måneder, hvor honeymoon fasen er overstået og alle pludseligt kan se det hele lidt mere klart – her skulle den nye medarbejder jo gerne stadig kunne se sig selv i virksomheden og virksomheden kunne se medarbejderen blive.
Hvornår starter onboardingen?
Mange ville påstå, at onboardingen først starter, når medarbejderen er startet i virksomheden, men man kan argumentere for, at en god onboarding allerede starter i rekrutteringsfasen. Er det fx tydeligt, hvad der forventes af den nye medarbejder i jobopslaget? Og hvis rekrutteringen sker gennem jobcenteret, får virksomheden så kommunikeret og stillet de rette krav til rekrutteringen af de ledige borgere allerede forinden – det kan fx være krav ift. sprog, kompetencer/uddannelse, kørekort, arbejdstider, straffeattest mm.
Mange ansættelser sker også på baggrund af én eller flere samtaler, men reelt set, så siger det jo ikke så meget om den enkelte medarbejders reelle praktiske udførelse – og nu er rengøring jo et håndværk de skal udføre. Så hvorfor ikke opstille en case, hvor de fx skal rengøre et toilet – får de valgt den rette kemi, udstyr og rækkefølge og hvad med deres sikkerhed og arbejdstempo? Den praktiske udførelse siger nok mere end hvad der kan blive vist til en samtale.
LÆS OGSÅ AF SAMME FORFATTER: Rebranding af rengøringsfaget
Man taler også om det man kalder preboarding, som er det der sker før medarbejderen starter. Det er ikke altid en mulighed, men man kan bestræbe sig på et minimum af preboarding. Fx kan virksomheden før opstart sende deres værdisæt sammen med en plan for onboardingen. En enkelt opringning falder som regel også i god jord. Så har den kommende medarbejder mulighed for at stille nogle praktiske spørgsmål, som de måske ikke nåede at gøre til selve samtalen. Nogle sender også en buket hjem til den kommende medarbejder med en velkomsthilsen. Der er mange muligheder, men det er i hvert fald værd at overveje, hvad man som virksomhed kan gøre for allerede at preboarde/onboarde medarbejderen, inden de er startet, for at give en så god og positiv start som mulig.
Hvem er ansvarlig for onboardingen?
Hvordan udvælges, hvem der skal være mentor for jeres nye medarbejdere og hvordan klædes mentoren på til opgaven? Nogle virksomheder har deciderede mentorprogrammer, mens andre slet ikke har gjort sig nogle overvejelser omkring dette. Mentoren har en utrolig vigtig rolle ift. medarbejderens første indtryk af virksomheden og også ift. om onboardingen bliver en succes eller ej. Man siger, at man som virksomhed har 90 dage til at sikre en succesfuld onboarding – dvs. de første 90 dage er altafgørende for en ny medarbejders onboarding. Det kan derfor være en rigtig god investering, at klæde virksomhedens mentorer ordentlig på til opgaven og at udvælgelsen af mentorer sker ved kritisk udvælgelse ud fra prædefinerede parametre, træning, opfølgning og løbende opkvalificering. Mentorerne er nemlig en slags første ”oversætter” af virksomhedens strategier, værdier og kultur. Samtidig er de også dem der oplærer den nye medarbejder i generelle færdigheder og adfærd og har derfor en stor indflydelse på den nye medarbejderes succes eller mangel på samme.
Mentorer som faglige ambassadører
Mange mentorer udnævnes fordi de ofte udøver en rigtig god kvalitet selv, er hurtige og har nogle værdier der er i overensstemmelse med virksomhedens og deres adfærd vil man gerne have overført til nye medarbejdere. Men hvordan sikres mentorens faglige kompetencer?
Som nævnt i ovenstående har mange virksomheder etableret mentorprogrammer for at sikre en god oplæring. Her er der dog ofte fokus på, hvorledes mentorerne kan kommunikere virksomhedens værdisæt ud og ikke altid, hvordan mentoren får de rette faglige færdigheder, som de kan give videre til nye medarbejdere. Rengøringsbranchen er stadig en branche der er præget af ufaglært arbejdskraft. Derfor er der en høj risiko for, at de mentorer der er ude i virksomhederne, ikke får oplært nye medarbejdere korrekt ift. sikkerhed og arbejdsmiljø, herunder korrekt brug af handsker, kemi, udstyr og maskiner. Samtidig er det også vigtigt, at man fra start af, får tillært sig nogle gode vaner ift. ergonomi. En stor andel af dem som arbejder i rengøringsbranchen har nemlig problemer med bevægelsesapparatet. Derfor er det i min optik meget vigtigt, at mentorerne er fagligt dygtige og har den nødvendige uddannelse, så de kan være faglige ambassadører for branchen. Ellers risikerer man, at en ”blind” oplærer en ”blind”.
Ud over de faglige kvalifikationer, så skal en god mentor også kunne rumme mange typer personligheder, kulturer og læringsstile. De skal have viden om, at forskellene findes og have de nødvendige kompetencer til at navigere og oplære ift. disse forskelle. Så det er ikke nødvendigvis en one size fits all model der virker for alle nye medarbejdere – kunsten er at finde den rette model til den enkelte nye medarbejder, så der sker en succesfuld onboarding. Det er ikke altid nemt og kræver netop en dygtig faglig mentor.
Refleksioner over egen praksis
Der findes en masse godt materiale på nettet om onboarding – både gratis og ikke gratis. Flere virksomheder tilbyder også at udarbejde specialdesignede onboardingsprogrammer til den enkelte virksomhed, herunder e-learningsforløb. Der er i hvert fald rig mulighed for at komme godt i gang med onboarding uden de helt store investeringer.
Nu sidder du måske og tænker: Er dem på TEC Facility Services perfekte til onboarding af nye medarbejdere? Dertil kan jeg svare: NEJ, det er vi absolut ikke. Vores organisation har en helt klar og tydelig strategi for onboarding af nye medarbejdere og der er udarbejdet introprogrammer, beskrivelser, videoer mm. som skal hjælpe os ledere til at sikre en god onboardingsproces. Der er ikke en finger at sætte på det og det er virkelig gennemarbejdet. Men som i så mange andre virksomheder – og det kan I måske også nikke genkendende til, så er der desværre også en virkelighed, som i nogle tilfælde får konsekvenser for onboardingen selvom det bestemt ikke er optimalt.
Uden at have lavet statistik over det, vil jeg mene, at ca. 80% af vores rekrutteringer får den onboarding, der oprindeligt er tiltænkt. De resterende får den hen ad vejen. Dette gør sig især gældende i spidsbelastede situationer, hvor det er valget mellem pest eller kolera: Skal man bruge den nødvendige tid på onboarding og så må resten af teamet løbe stærkere indtil da? Eller skal man håbe på det bedste og tage onboardingen hen ad vejen? Jeg tror jeg fremadrettet vi gå med den første løsning, da den anden løsning i sidste ende belaster mest i det samlede billede. Hvad med dig? Hvilken løsning går du med næste gang du skal ansætte en ny medarbejder?
Offboarding – en lærerig proces
Nu har jeg skrevet en masse om, hvorfor en god onboarding er vigtig, når en ny medarbejder starter. Men afslutningsvis vil jeg lige skrive et par ord om, hvorfor det også er vigtigt, at have fokus på offboardingen – altså når en medarbejder stopper.
Hvis man ikke har fokus på offboardingen, når en medarbejder stopper, så kan der dels gå rigtig meget værdifuld viden tabt og dels kan den tidligere medarbejder gå ud med et sidste dårligt indtryk af virksomheden og dermed et dårligt narrativ. Derfor gælder det om lige at investere det sidste i medarbejderen i form af en struktureret offboarding.
—
SENESTE ARTIKLER:
- Et år efter voldsom episode: Rengøringspersonale skal anerkendes
- Rengøringsbranchen forbereder sig på kunstig intelligens
- LØSNINGER TIL AFFALDSSORTERING EKSPLODERER
- Større tryghed ved valg af batteridrevne rengøringsmaskiner
- En moppe er jo bare en moppe– eller er det?
—
Der er selvfølgelig de helt generelle ting der skal afvikles som fx aflevering af arbejdstøj, nøgler, kort, overlevering af opgaver, kommunikation ud i organisationen at medarbejderen stopper, herunder til kolleger og til kunden. Men det er også vigtig at indsamle værdifuld viden – både ift. den der skal afløse medarbejderen, men også ift. fremtidige procedurer. Det er derfor blevet meget populært at indføre exit samtaler.
Exit samtaler indeholder feedback fra den tidligere medarbejder til fx virksomhedens praksis, værdier, kultur mm. På den måde får virksomheden værdifuld viden om, hvad der evt. kan justeres på, for at gøre virksomheden mere attraktiv for fremtidige medarbejdere. Samtidigt signalerer det også, at den tidligere medarbejders observationer og meninger er vigtige og der laves et positivt exit.
To medarbejdere er ikke ens
To medarbejdere er ikke ens, og hvad der virker på den ene, er ikke sikkert det virker på den anden. Derfor er det selvfølgelig også vigtigt, at man tager udgangspunkt i det individ man står overfor og ser på, hvilke forudsætninger den enkelte kommer med. Men når det så er sagt, så vil der jo være nogle ting, hvor der er evidens for, at det virker for langt størstedelen af nye medarbejdere og det er dem, der er beskrevet i ovenstående og dem kan jeg afslutningsvis koge ned til 7 gode tip til onboarding af nye medarbejdere:
7 gode tip
- Hav en klar struktur for onboarding af nye medarbejdere.
- Skab hurtig en ”vi-følelse” og en følelse af at ”være en af os” hos din nye medarbejdere.
- Hav en plan for virksomhedens fastholdelsesstrategi klar.
- Vær tydelig omkring forventninger og krav allerede i rekrutteringsfasen.
- Sæt klare og tydelige mål fra start.
- Virksomhedens mentorer spiller en meget vigtig rolle i onboardingen. Husk de skal klædes på til opgaven.
- Når en medarbejder stopper, kan du lære utrolig meget om din virksomheds praksis. Afsæt derfor tid til offboarding, så du kan blive endnu skarpere som arbejdsplads til dine fremtidige medarbejdere.